電子帳簿保存法は下記の３つに区分されます。

1. 電子帳簿等保存（任意）
2. スキャナ保存（任意）
3. 電子取引（義務化）

今回は２０２４年１月１日以降の電子取引の保存が義務化される電子取引を取り上げます。

電子取引とは

電子取引とは電子メールで送受信した請求書､クラウドサービスで発行した契約書､ＷｅｂサイトからダウンロードしたＰＤＦの領収書など紙ではなく電子データで取引情報をやりとりしたものでＦＡＸやＥＤＩ取引も含まれます。

電子取引の保存方法

• 改ざん防止のための措置をとらなければなりません。
• 日付・金額・取引先で検索出来るようにしなければなりません。
• ディスプレイやプリンター等を備え付けなければなりません。

電子取引の保存要件

保存要件１　真実性の確保（下記のいずれかの措置をとる必要があります。）

• タイムスタンプを付与された後､電子取引データの授受を行う。
• 電子取引データの授受後､速やかにタイムスタンプを付与するとともに保存の実行者又は監督者に関する情報を確認出来る環境を整備する。
• 訂正や削除を確認出来るシステム､又は訂正や削除が出来ないシステムで電子取引データの授受及び保存を行う。
• 訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め､その規程に沿った運用を行う。

保存要件２　可視性の確保（原則下記のすべてを満たす必要があります。）

• 保存場所に電子計算機（パソコン等）プログラム､ディスプレイ､プリンター及びこれらの操作説明書を備え付け､画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力出来るようにしておくこと。
• 電子システムの概要を記載した関連書類を備え付けること。
• 検索機能を確保すること。
  イ）取引年月日・取引金額・取引先について検索出来ること。
  ロ）取引年月日又は取引金額の範囲指定により検索出来ること。
  ハ）複数の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索出来ること。

検索要件を満たすための簡易的な方法

専用のシステムを導入しなくても下記のいずれかの方法で対応することが可能です。

• 表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
  表計算ソフト等で索引簿を作成し表計算ソフト等の機能を使って検索する方法。
• 規則的なファイル名を付す方法
  データのファイル名に規則性をもって日付・取引金額・取引先を入力し、特定のフォルダに集約しておくことでフォルダの検索機能が活用できるようにする方法。

（西村）