年末調整の電子化は2020年10月より導入され、これまで紙で行われていた年末調整の手続きを電子データで進められるようになりました。具体的には生命保険料控除証明書などが電子データで取得・提出可能となり担当者の年末調整業務を大幅に効率化することが可能となりました。

Ⅰ　電子データで提出できる書類

年末調整の申告書類

• 扶養控除等申告書
• 配偶者控除等申告書
• 基礎控除申告書
• 特定親族特別控除申告書
• 所得金額調整控除申告書
• 保険料控除申告書
• 住宅ローン控除申告書

控除証明書等

• 保険料控除証明書
• 住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書
• 年末残高等証明書

Ⅱ　電子申請の流れ

従業員側の手続き

• 保険会社などから控除証明書を電子データで受け取ります。(マイナポータルと連携することで各種控除証明書データを一括で取得し申告書に自動入力することも可能です。)
• 国税庁が提供する無料の年末調整控除申告書作成用ソフトウェアなどを利用して住所や氏名などの基本情報を入力し、取得した控除証明書等の電子データをインポートすることで控除額が自動的に計算され申告書データが作成されます。(スマートフォンからでもアプリ、マイナポータル連携で申告書データを作成することもできます。)
• 作成した年末調整申告書データと控除証明書等データを会社へ提出します。

企業側の手続き

• 代表者のマイナンバーカードの取得やe-TaxやeLTAXの利用手続きが必要となります。
• 従業員から提供された電子データを給与(年調)システムなどにインポートし年税額を計算します。
• 源泉徴収票や法定調書などをe-TaxやeLTAXを利用して税務署や市町村へ提出します。

Ⅲ　電子申請のメリット

従業員側のメリット

• 複雑な申告書の記入や控除額の計算が手作業不要となり書類作成の簡素化ができるようになります。
• 控除証明書等を電子データで取得できるため証明書の紛失の心配がなくなります。
• マイナンバーカードとマイナポータルを連携させることで複数の控除証明書の一括取得や住所・氏名などの自動入力が可能となり効率的に手続きを進められるようになります。

企業側のメリット

• 従業員への書類配布・回収の必要がなくなり年調担当者の事務負担が軽減されます。
• 従業員が直接データを入力するため企業側での入力や転記ミスなどが減少し正確性が向上します。
• 紙での保管が不要になるため用紙代や印刷代・保管スペースの節約につながります。

Ⅳ　電子申請の注意点

• 年末調整の電子化は義務ではないため電子と紙が混在する場合がありますので年調担当者の業務が煩雑化し負担が増えることもあります。
• 従業員が年末調整でマイナポータル連携を利用する場合、マイナンバーカードの取得や控除証明書データを取得する手続きが必要です。これらの準備には時間がかかるため企業は従業員に対して早めに電子化の導入と手続きについて周知することが必要です。
• 電子化するためには専用システムの導入が必要です。さらにシステムによっては導入コストや運用コストが発生することやデータ保存に関するセキュリティ面の懸念もあります。
• 電子帳簿保存法に則ったデータ保存やバックアップ体制の整備が重要です。

(西村)